Una empresa española puede contratar legalmente a profesionales que trabajan en remoto desde Latinoamérica, Europa o cualquier otro país. Según cómo se organice la relación, cambian la ley laboral aplicable, el país donde se cotiza, las retenciones que debe practicar en España y el riesgo de crear un establecimiento permanente fuera. Comparamos las cuatro vías habituales y sus riesgos, con una lista de comprobación final.
La pregunta previa: ¿empleado o profesional independiente?
En España, el artículo 1.1 del Estatuto de los Trabajadores define al trabajador por cuenta ajena como quien presta servicios retribuidos dentro del ámbito de organización y dirección de otra persona, y el artículo 8.1 presume que existe contrato de trabajo en esos casos. Es decir, cuenta la realidad de la relación, no el nombre del contrato. Conviene asumir que la ley del país del trabajador aplicará un criterio parecido y comprobarlo con un asesor local.
| Señal | Apunta a relación laboral | Apunta a profesional independiente |
|---|---|---|
| Horario | Fijado por la empresa | Lo organiza el profesional según entregas |
| Dependencia | Responsable directo, evaluaciones de desempeño, lugar en el organigrama | Interlocutor de proyecto, sin jerarquía |
| Clientes | Trabaja solo para tu empresa | Tiene varios clientes o puede tenerlos |
| Retribución | Cantidad fija mensual, vacaciones que pide y le pagas | Facturas por proyecto, hito u horas |
Si la mayoría de señales están en la columna central, lo prudente es una fórmula laboral (EOR, entidad propia o desplazamiento). El riesgo de un falso autónomo recae sobre todo en la empresa: cotizaciones y prestaciones atrasadas, indemnizaciones y sanciones según la ley del país donde se presta el trabajo. El lado del profesional lo explicamos en trabajar en remoto desde Latinoamérica para empresas españolas.
Las cuatro formas de contratar a alguien en otro país
| Fórmula | Cómo funciona | Cuándo encaja | Principales riesgos |
|---|---|---|---|
| Contrato mercantil con freelance o contractor | El profesional factura a tu empresa como independiente según la normativa de su país | Proyectos, consultoría, perfiles con varios clientes | Falso autónomo; retención IRNR si no se acredita residencia con convenio; propiedad intelectual mal cedida |
| Employer of Record (EOR) | Una empresa del país del trabajador lo contrata como empleado y te factura el coste más una tarifa; tú diriges el trabajo | Quieres un empleado estable sin abrir sociedad allí | Dependencia del proveedor; calidad del cumplimiento local; establecimiento permanente si el trabajador cierra contratos en tu nombre |
| Filial o registro propio como empleador | Constituyes una sociedad o te registras como empleador extranjero en ese país y contratas directamente | Equipos de cierto tamaño y presencia a largo plazo | Coste de constitución y gestión; obligaciones contables, laborales y fiscales locales |
| Contrato laboral español con desplazamiento | Contratas con un contrato español y la persona trabaja temporalmente en otro país | Personas de tu plantilla que se trasladan por un periodo limitado | Límites temporales de cotización en origen; aplicación de normas imperativas del país de destino |
Opción 1: contrato con un profesional independiente
Es la vía más rápida. Para que se sostenga, contrato y práctica diaria deben reflejar una relación entre empresas:
- Objeto definido por entregables o servicios, no por puesto ni jornada.
- Honorarios, moneda, plazo de pago y quién asume las comisiones de transferencia y el cambio de divisa.
- Cesión de derechos de propiedad intelectual sobre lo que se entregue, con alcance territorial y temporal claros.
- Confidencialidad y, si accede a datos personales, encargo del tratamiento.
- Ley aplicable y jurisdicción, sabiendo que no impiden aplicar la ley laboral local si la relación es de hecho laboral.
Opción 2: Employer of Record, cómo funciona y qué preguntar
Un Employer of Record es una empresa que, en el país del trabajador, actúa como empleador legal: firma el contrato laboral local, paga la nómina, retiene impuestos, cotiza a la seguridad social de ese país y gestiona las altas y bajas. Tu empresa dirige el trabajo y paga al proveedor el coste laboral más una tarifa de servicio. Es útil cuando quieres un empleado estable en un país donde no tienes entidad.
Preguntas para comparar proveedores:
- ¿Tenéis entidad propia en ese país o trabajáis con un socio local? ¿Quién firma realmente el contrato laboral?
- ¿Qué incluye la tarifa y qué se factura aparte (altas, bajas, indemnizaciones, beneficios obligatorios, cambios de divisa)?
- ¿Cómo se calculan y provisionan las pagas extraordinarias, vacaciones e indemnizaciones que exige la ley local?
- ¿Quién responde ante una inspección o una demanda laboral, y qué dice el contrato sobre esa responsabilidad?
- ¿Dónde se alojan los datos personales del trabajador y qué garantías de transferencia internacional aplicáis?
- ¿Cómo me ayudáis a evitar un establecimiento permanente (por ejemplo, limitando que el empleado firme contratos en nombre de mi empresa)?
Opciones 3 y 4: entidad propia o contrato español con desplazamiento
Una filial o el registro como empleador en el país del trabajador da control total y suele compensar cuando el equipo allí crece, a cambio de asumir contabilidad, nóminas y obligaciones locales.
El contrato español es la opción natural para mover temporalmente a alguien de tu plantilla. El artículo 1.4 del Estatuto de los Trabajadores dice que la legislación laboral española se aplica al trabajo de los trabajadores españoles contratados en España al servicio de empresas españolas en el extranjero, sin perjuicio de las normas de orden público del lugar de trabajo. Lo que limita esta vía es la Seguridad Social: mantener la cotización en España solo es posible durante desplazamientos temporales que prevea la norma europea o un convenio, como explicamos a continuación. Para un trabajador que vive y trabaja de forma estable en otro país, esta fórmula rara vez es la adecuada.
Seguridad Social: en qué país cotiza el trabajador
Dentro de la UE y el EEE se aplica el Reglamento (CE) 883/2004. Según el portal oficial Tu Europa de la Comisión Europea, la regla general es cotizar en el país donde se trabaja. Un desplazamiento temporal permite seguir cubierto por el país de origen con el formulario PD A1, que se expide por un máximo de 24 meses. Si alguien trabaja en varios países y hace en su país de residencia una parte sustancial de su actividad (un 25 % del tiempo de trabajo o de los ingresos), cotiza allí.
Para el teletrabajo transfronterizo existe además el Acuerdo Marco sobre teletrabajo transfronterizo habitual, firmado por España el 29 de junio de 2023 y en vigor desde el 1 de julio de 2023. Permite, previa solicitud, seguir sujeto a la legislación del Estado donde está la sede del empleador si el teletrabajo en el Estado de residencia es inferior al 50 % del tiempo total, siempre que ambos Estados lo hayan firmado. No se aplica a los trabajadores por cuenta propia ni a quien teletrabaja el 100 % desde su país: ese caso sigue la regla general y cotiza en su país de residencia.
En Iberoamérica rige el Convenio Multilateral Iberoamericano de Seguridad Social. Sus reglas básicas: el artículo 9 sujeta a la persona a la legislación del Estado donde trabaja; el artículo 10 permite mantener la del Estado de origen en desplazamientos temporales de hasta doce meses, prorrogables excepcionalmente otros doce con consentimiento del otro Estado; y el artículo 3.1 excluye las prestaciones médicas. Su artículo 8 establece que, si hay además un convenio bilateral, se aplican las disposiciones más favorables al beneficiario. La publicación del INSS sobre el Convenio indica que lo aplican Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Ecuador, El Salvador, España, Paraguay, Perú, Portugal y Uruguay; comprueba la lista vigente antes de decidir.
Establecimiento permanente: el riesgo fiscal de contratar fuera
Contratar a una persona en otro país puede hacer que tu empresa tenga allí un establecimiento permanente (EP) y tribute en ese país por los beneficios atribuibles. La ley española define el EP de forma muy similar a como lo hacen los convenios: el artículo 13.1.a del texto refundido de la Ley del IRNR habla de disponer, de forma continuada o habitual, de instalaciones o lugares de trabajo en los que se realiza la actividad, o de actuar por medio de un agente autorizado para contratar en nombre de la empresa que ejerza habitualmente esos poderes. Los convenios para evitar la doble imposición que firma España, basados en el Modelo de la OCDE, regulan el EP en su artículo 5 con el mismo esquema: lugar fijo de negocios y agente dependiente.
- Riesgo bajo en general: un perfil técnico que trabaja desde casa en tareas internas, sin poder para firmar contratos.
- Riesgo más alto: un comercial o directivo que cierra habitualmente contratos en nombre de tu empresa, o una oficina estable a disposición de la empresa.
- Qué revisar: el artículo 5 del convenio concreto entre España y ese país (en la lista de convenios del Ministerio de Hacienda figuran, entre otros, México, Colombia, Argentina, Chile, Brasil, Uruguay, Bolivia, Paraguay, Estados Unidos y Reino Unido) y la ley interna del país.
Un EOR no elimina este riesgo por sí solo: el EP depende de lo que hace la persona, no de quién firma su nómina. Por eso conviene limitar por escrito sus poderes de representación.
Cómo pagar: retenciones, modelos 216 y 296 e IVA
Pagos a profesionales independientes no residentes. El artículo 13.1.b de la Ley del IRNR considera obtenidas en España las prestaciones de servicios utilizadas en territorio español, como estudios, proyectos, asistencia técnica o apoyo a la gestión, aunque se hagan desde fuera. El artículo 25.1.a fija un tipo general del 24 %, o del 19 % para residentes en otro Estado de la UE o del EEE con intercambio efectivo de información tributaria, y el artículo 31 obliga a retener a las entidades residentes y a las personas físicas residentes que paguen en el ejercicio de una actividad económica.
El artículo 31.4 dispensa de retener cuando la renta está exenta por un convenio y se acredita la procedencia de la exención. En los convenios basados en el Modelo OCDE, los beneficios de un profesional sin EP en España suelen tributar solo en su país de residencia, pero algunos convenios tratan ciertos servicios técnicos como cánones con una retención limitada: revisa el texto aplicable. En la práctica:
- Pide al profesional, antes del primer pago, un certificado de residencia fiscal a efectos del convenio expedido por la administración tributaria de su país, y renuévalo periódicamente.
- Si no lo aporta o no hay convenio, practica la retención correspondiente.
- Declara las retenciones en el modelo 216, trimestral (en los veinte primeros días naturales de abril, julio, octubre y enero) o mensual si eres gran empresa.
- Presenta en enero el modelo 296, el resumen anual con la relación de perceptores, que incluye también las rentas exentas.
Los plazos y el alcance de ambos modelos están en la sede de la Agencia Tributaria. Si el trabajador es empleado (EOR o entidad local) y trabaja desde fuera, su salario no es renta obtenida en España: el artículo 13.1.c solo considera así los rendimientos del trabajo de una actividad desarrollada en territorio español. Tributa y se le retiene en su país.
IVA. Cuando un profesional o empresa no establecido en España presta servicios a tu empresa, el servicio se localiza en España (artículo 69.Uno.1.º de la Ley del IVA) y es tu empresa la que se convierte en sujeto pasivo por inversión (artículo 84.Uno.2.º). La factura llega sin IVA español y tu empresa autorrepercute y, si tiene derecho, deduce el impuesto en su autoliquidación. Desde la perspectiva del profesional lo explicamos en IVA en facturas internacionales.
Protección de datos: transferencias internacionales
Si la persona que contratas accede desde fuera del Espacio Económico Europeo a datos personales de tus clientes, empleados o usuarios, hay una transferencia internacional regulada en el capítulo V del RGPD. Según la Agencia Española de Protección de Datos, puede hacerse sin autorización previa de la AEPD si existe una decisión de adecuación de la Comisión Europea (artículo 45) o garantías adecuadas (artículo 46), como las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión. Las excepciones del artículo 49, como el consentimiento explícito, son para situaciones concretas y no deberían ser la base de una relación continuada.
- Con decisión de adecuación, según la AEPD, están entre otros Argentina, Uruguay, Brasil (decisión de 26 de enero de 2026), Reino Unido, Suiza, Canadá (sector privado), Japón, Corea del Sur, Israel, Nueva Zelanda, Andorra y Estados Unidos para las organizaciones certificadas en el Marco de Privacidad de Datos.
- México, Colombia, Chile o Perú no figuran en esa lista: necesitas cláusulas contractuales tipo u otra garantía del artículo 46, y la AEPD recuerda que el exportador debe evaluar la legislación y la práctica del país de destino.
- Firma con el profesional o el EOR un contrato de encargo del tratamiento y limita el acceso a los datos que necesite.
Checklist antes de contratar en otro país
- Decide, según cómo va a trabajar la persona (horario, dependencia, exclusividad), si es relación laboral o independiente, y elige la fórmula.
- Consulta con asesoría local la ley laboral y de seguridad social del país, y si hay convenio bilateral o multilateral con España.
- Revisa el convenio de doble imposición: artículo 5 (establecimiento permanente) y el artículo aplicable a sus rentas.
- Limita por escrito los poderes del trabajador para negociar o firmar contratos en nombre de tu empresa.
- Si es independiente no residente: pide el certificado de residencia fiscal, aplica o no la retención y planifica los modelos 216 y 296.
- Resuelve la transferencia internacional de datos: adecuación o cláusulas contractuales tipo, y contrato de encargo.
- Revisa la fórmula cada año o si cambian las funciones de la persona.
Preguntas frecuentes
¿Es legal contratar talento remoto fuera de Europa desde España?
Sí. Una empresa española puede contratar a profesionales que trabajan desde cualquier país, como independientes, a través de un EOR, mediante una entidad propia o, temporalmente, con un contrato español con desplazamiento. Lo que debe cumplir es la ley laboral y de seguridad social del país donde se trabaja, sus obligaciones fiscales en España y el RGPD si se transfieren datos.
¿Cómo contratar profesionales en Latinoamérica sin crear un establecimiento permanente?
El riesgo de EP depende sobre todo de lo que hace la persona: es bajo si realiza tareas internas desde su casa y más alto si negocia y firma habitualmente contratos con clientes en nombre de tu empresa o si le pones una oficina estable. Limita sus poderes por escrito y revisa el artículo 5 del convenio entre España y ese país.
¿Tengo que retener IRPF o IRNR a un freelance extranjero?
Si sus servicios se utilizan en España, la Ley del IRNR obliga a retener el 24 % (19 % si reside en la UE o el EEE) e ingresarlo con el modelo 216, salvo que esté exento por un convenio y lo acredite, normalmente con un certificado de residencia fiscal de su país. El modelo 296 resume cada enero todos los pagos, incluidos los exentos.
¿Qué es un Employer of Record y es legal?
Es una empresa que actúa como empleador legal en el país del trabajador: firma el contrato local, paga la nómina y cotiza allí, mientras tu empresa dirige el trabajo y le paga una tarifa. Es legal y habitual; su seguridad depende de cómo cumpla el proveedor en cada país.
¿Cuánto tiempo puede seguir cotizando en España un empleado desplazado a otro país de la UE?
Con el formulario PD A1, hasta 24 meses según el portal Tu Europa de la Comisión Europea. Una prórroga requiere acuerdo entre los dos países; si no, pasa a cotizar en el país de destino.
¿Puedo dar de alta en la Seguridad Social española a alguien que vive en Colombia o México?
Como regla general, no para un trabajo estable allí: la persona cotiza donde trabaja. El Convenio Multilateral Iberoamericano y los convenios bilaterales solo permiten mantener la cotización española en desplazamientos temporales, en el multilateral de doce meses prorrogables excepcionalmente otros doce.
Fuentes consultadas
- BOE: texto refundido de la Ley del Impuesto sobre la Renta de no Residentes (arts. 13, 25 y 31)
- Agencia Tributaria: modelos de declaración de retenciones del IRNR sin establecimiento permanente (216 y 296)
- BOE: Ley 37/1992 del IVA (arts. 69 y 84)
- BOE: Estatuto de los Trabajadores (arts. 1 y 8)
- BOE: Acuerdo de Aplicación y Convenio Multilateral Iberoamericano de Seguridad Social
- INSS: folleto sobre el Convenio Multilateral Iberoamericano de Seguridad Social
- Seguridad Social: Acuerdo Marco sobre teletrabajo transfronterizo habitual (art. 16.1 Reglamento 883/2004)
- Comisión Europea, Tu Europa: cobertura de seguridad social si vives o trabajas en otro país de la UE
- AEPD: transferencias internacionales de datos
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